あなたのメール 大丈夫ですか?

Posted at 13/02/28 Comment(0)» Trackback(0)»

2012年5月、都内にあるあるIT企業がメールコンテストを実施したところ、

好感度の高い(どこに出しても恥ずかしくない)メールを書けた人は、参加者113人中、たった4名。3.5%だったそうです。
また、このまま発信するのは恥ずかしく、業務に支障を来す恐れもあると判断されたメールは6.2%もいたそうです。

失礼なメールが届いても、あるいは不快な気持ちにさせてしまっても、めったにそのことを相手に伝える人はそういないでしょう。

もしかして、そういう自分も今までそういうメールを送ってしまっているのかもしれません。

まず、基本として
1.相手の目線で考えてみること。
2.不必要に長いメールにならないようにすること。
3.誤字脱字を しないこと。

そしてビジネスメールのルールとして
1.本文の初めに送り先である相手の会社名、お名前を入れる
    ○○株式会社 △△ 様(株式会社・有限会社は短縮しない)
2.挨拶の後、自分の会社名と氏名をつける。
    いつもお世話になっております。□□の☆☆と申します。
    (最後に署名する場合でも、必ず名乗ること。)
 ※ここで感謝の気持ちを表す文章があるとさらに良いでしょう。
3.本文の文章は分かりやすく簡潔に書くこと。
4.事務的な部分では箇条書きに書くと分かりやすくなります。
5.末尾の挨拶を付けること。
    代表的な結びのフレーズは「よろしくお願いいたします」
6.署名を付けること。
    会社名、部署名 氏名はもちろん、電話番号や住所といった連絡先を入れましょう。

私は、特に基本の「2.不必要に長いメールにならないようにすること」に気を付けようと思います。お話する際も廻りくどいので、もっと簡潔にできるようがんばります。

by:とんちゃん

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